Vsak dan se na svetu pošlje 183 milijard e-poštnih sporočil. Povedali vam bomo, kako zagotoviti, da vaše pismo ni izgubljeno v splošni množici. In tako, da ga prejemnik ne pošilja samo v koš, ampak mu je tudi pozitivno odgovoril. Pravila pisanja poslovnega pisma bodo koristna za vse. Brez izjeme. KAKO BI BILO PISANJE?
Potrebno je začeti tradicionalno: "Dragi Ivan Sergeevič, zdravo!" Bilo je primer, ko je ena velika družba v korespondenci spremenila klasično pritožbo "Dragi" na "Dragi". In čeprav se zdi, čustveno, je pritožba postala toplejša, partnerji so bili pozorni. V nobenem primeru ne uporabljajte izraza "Dober čas dneva" kot pozdrav - najprej v življenju nihče ne govori in drugič, lahko dobite vtis, da vam ni vseeno, kdaj je pismo prejeto.
ALI UPORABLJAJO V PISMU SMILE?
Če je pismo naslovljeno na tujec in je poslovnega značaja, smeji lahko ustvarijo občutek za poznavanje naslovnika. V neformalnih pismih, naslovljenih na sodelavce, smeški niso prepovedani. Vendar, če v pismu obstajajo informacije, ki bi jih nekega dne potreboval CEO vašega podjetja, pomislite, ali želite, da se nasmehna oklepaja ujame v oči?
KAKO NE DOVOLJUJEJO NEGATIVNIH EMOCIJ, KI JIH JE NA PODLAGI TONA PISEM?
Ko ste nezadovoljni z nečim, vendar ne želite prekiniti razmerja s krivcem videza negativnih čustev, temveč boste izvedli konstruktiven dialog z njim, nemudoma pošljete pismo. Let's prebrati besedilo kolegi, ki ne sodeluje v konfliktu, ali ga pošljete kasneje, ko lahko napišete črko nevtralno v tonu.
KATERE POTREBUJETE BESEDE?
Pismo mora vedno imeti temo. To daje sporočilo o stanju in pogosto prihrani od spamov. Tema mora biti kratka in prostorna, da vam pove ali vas z vašim sodelovanjem z naslovnikom. Na primer, če ste na konferenci, forumu ali razstavi srečali stranko, je logično domnevati, da bo v njegovem okencu veliko pisem s temo "ponudba" ali "sodelovanje". Zato ga bolje spomnite svojega imena ali imena podjetja. In če ste že dolgo znani, v tem pismu navedite predmet skupinsko delo ali priložnost korespondence: "vprašanje ...", "pripombe o ..."
JE BITI PRIČAKOVAN Z OFFICIALNEGA JEZIKA NA NEPOSREDNO?
Če ste prejeli pismo, napisano v strogem poslovnem tonu, potem morate odgovoriti na enak način. Zavrniti to pravilo pisanja poslovnega pisma ne bi smelo biti.
Izkušnje kažejo, da prehod s formalnega jezika na neformalno v poslovno korespondenco pogosto vodi do neučinkovite interakcije. Težko vam bo razpravljati o poslovnih zadevah in spodbuditi partnerje, da izpolnijo svoje obveznosti, če je vaše komuniciranje z njimi postalo prijazno. Uradni jezik pomaga ohranjati razdaljo in učinkovito reševati težave. Formalni slog pomaga najprej popraviti v svojih izjavah, kar vodi k boljšim rezultatom.
ALI JE POSTOPEK ZA POSTOPEK NASLOVI NAKUPA ODGOVOR?
Namesto pisanja v predmetu "nujno" ali "takoj" je bolje v besedilu pisma navesti točen časovni okvir, v katerem želite prejemati odgovor. Na primer: "Prosim vas, da odgovorite do takega datuma" ali "resno vas prosim, da o svoji odločitvi obvestite najkasneje do tega datuma. Ne poskušajte pospešiti postopka tako, da naslovniku poveste, naj pričakuje odgovor: »Upam, da boste prejeli svoje soglasje« ali »Prosim, da odgovorite pritrdilno«. Dajte osebi možnost razmišljati zase.
V vsakem primeru pa uporabite pomembno pismo?
To orodje je treba uporabiti le, če je primer, naveden v pismu, res nujen in pomemben ne samo za vas, temveč tudi za vašega naslovnika. Ali menite, da so vsi primeri takšni? Označite vse svoje internetne črke z rdečimi zastavicami in klicajmi - narobe. Zapomni si pravljico o petelju in volku: ko resnično potrebuješ pismo, ki ga je treba brati takoj, se bo zanemarjalo.
KAKO PRAVILNO NAVEDITE PISANO, V KATERI KAZNI VSEBUJE?
Če ste prisiljeni nekaj storiti, ne začnite sporočila z napako. Na kratko opišite razloge za svojo odločitev in pojasnite, da se je v nekaterih okoliščinah mogoče vrniti k obravnavi zadeve. Hvala za zanimanje, ki vam je bilo prikazano, izrazite obžalovanje nad takšnim izidom primera in dopolnite pismo pozitivno, na primer "Želim si uspeha".
Kaj storiti, če je pismo preveč?
Strukturirajte besedilo, ga prelomite v poglavja, odstavke, odstavke - v nasprotnem primeru je težko zaznati dolgo sporočilo. Če je informacija podana z enim neprekinjenim delom, potem v drugi vrstici oseba začne izgubljati zanimanje za to. Idealna formula za sestavljanje velikih internetnih črk je takšna: ena misel je en odstavek. Prav tako je pomembno, da se izognemo zapletenim stavkom in zamegljenim stavkom. Da bi lahko hitro odgovorili na vaše pismo, bi morala oseba od prvega trenutka razumeti, kaj resnično želi od njega.
KAKO JE BOLJŠE ZA PRIJAVO?
Odgovor na pismo je dovolj, da na koncu navedete svoje ime in priimek. Če sprožite korespondenco, poleg tega navedite svoj položaj in kontaktno telefonsko številko. Na začetku pisma z naslovom "Dragi ..." ne končajte s frazo "S spoštovanjem". Zapišite: »S spoštovanjem« ali »S spoštovanjem«. Pridobite več vrst podpisov v pošti in jih uporabite glede na situacijo.
NA VELIKI GRANDFATHER.
• Po podatkih raziskovalne družbe Radicati se vsak dan po svetu dnevno pošljejo 183 milijard internetnih črk, to je več kot 2 milijona črk na sekundo.
• Kaspersky Lab, znani proizvajalec sistemov za preprečevanje neželene pošte, je ocenil, da je 80% pošte, poslane v enem dnevu, neželeno.
• Po podatkih agencije Gallup Media od 70 milijonov registriranih uporabnikov poštnega sistema mail.ru skoraj 8 milijonov dnevno preveri svoj nabiralnik.
• Predvsem vsiljena pošta je poslana iz ZDA, Rusije in Poljske.
• Najpogostejše teme nepooblaščenega oglaševanja, ki jih pošilja po pošti, so zdravila in znanci.